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Conoce más sobre las soluciones digitales para Pymes

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Hoy en día, la implementación de las soluciones digitales para Pymes es una realidad. En este sentido, poco a poco se está optando por reducir el uso de papel y reemplazarlo por documentos digitales. Esto debido a que los costos por usar este producto son demasiado altos como para ser ignorados. 

Los gastos de suministros como el tóner y el papel, así como el mantenimiento del equipo, pueden acumularse rápidamente. Esto, sumado al tiempo que gasta el personal ajustando impresoras y fotocopiadoras, archivando documentos y tratando de encontrarlos nuevamente, da como resultado un deterioro en la eficacia y eficiencia de los trabajos. 

Con el fin de que sepas más al respecto, te brindamos algunas soluciones digitales que puedes incorporar a tu empresa, así como los beneficios de la eliminación del papel en el trabajo. ¡Sigue leyendo el siguiente artículo y aprende más sobre este tema!

¿Qué soluciones digitales puedes incorporar a tu empresa?

Existen diversas soluciones digitales que puedes incluir en tu área laboral con el fin de eliminar el uso del papel. Entre estas se encuentran los formularios digitales. Estos se caracterizan por ser versiones electrónicas de formularios en papel que se utilizan para reunir información.

Al tomar en cuenta la eliminación de papel y optar por esta herramienta se simplifica el proceso de recopilación de datos, ya que permite que tus trabajadores registren información de manera rápida y precisa utilizando sus teléfonos inteligentes o tabletas.

La agilidad y eficiencia de los formularios digitales se basa en la disminución de molestias del papeleo en el área laboral y la reducción de la entrada manual al completar los datos recopilados. 

Al convertir un teléfono inteligente en una herramienta confiable de recopilación de datos, los formularios digitales permiten que tus trabajadores reúnan toda la información a través de acciones simples, como marcar listas de verificación.

Ya que están impulsados ​​por el flujo de trabajo, también se pueden personalizar fácilmente en función del área laboral. Además, brindan al personal la capacidad de recopilar fotos del sitio de trabajo para mostrar evidencia del proceso realizado o simplemente resaltar un problema.

¿Cuál es la importancia del uso de herramientas digitales?

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La importancia del uso de herramientas digitales radica en que pueden mejorar la calidad de la solución en el camino, proporcionando lanzamientos de productos incrementales y manejables. Sin estas, puedes correr el riesgo de volverte irrelevante en un panorama que se encuentra en constante cambio.

Independientemente de la industria en la que te encuentres, tu organización necesita transformarse para sobrevivir en el entorno empresarial en evolución. Como líder de marketing, puede ayudar a dirigir una gran organización hacia la transformación.

Implementar herramientas digitales implica contar con una estrategia de gestión del cambio que tiene como finalidad alinear las personas, los procesos y las iniciativas tecnológicas de una empresa con su objetivo y visión empresarial.

Como gerente o dueño de una organización, puedes ayudar a dirigirla hacia el uso de herramientas digitales. En este caso, tanto los factores externos como los internos pueden desencadenar una transformación empresarial de este tipo.

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¿Cómo debe darse el proceso de cambio hacia el uso de soluciones digitales?

Como se mencionó anteriormente, el uso de soluciones digitales implica todo un proceso por el que las empresas terminan mejorando su desempeño, aumentando el alcance, garantizando mejores resultados y minimizando los costos en otros productos, como el papel. 

Para utilizarlas es necesario contar con un cambio estructural. Es decir, es indispensable que la organización tenga como objetivo apostar por la tecnología. En un mercado cada vez más global y tecnológico, que una organización adopte soluciones digitales significa que no planea perder futuros clientes ante la competencia. 

Durante el proceso, es fundamental que identifiques las necesidades específicas de tu empresa. Esto impulsará la implementación de tecnologías de forma eficiente. Recuerda que la tecnología solo será una herramienta para impulsar tus operaciones y optimizar los flujos de trabajo si se adecúa a lo que requiere tu empresa.

Ventajas de la eliminación de papel para hacer uso de soluciones tecnológicas

Si tu negocio todavía está inmerso en el papeleo, es hora de considerar hacer la transición. Algunas ventajas de la eliminación de papel en las empresas son las siguientes:

1. Mejoras en la organización de documentos

Un sistema sin papel significa que los archivos están siempre en el mismo lugar y son fácilmente accesibles. El almacenamiento de archivos virtuales en un servidor, localmente o en la nube, garantiza que la información esté disponible y que las versiones se puedan mantener juntas y claramente marcadas.

2. Copias de seguridad más eficientes

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Al igual que con cualquier medio físico, el papel puede dañarse o destruirse. Los incendios, las inundaciones y otros desastres pueden hacer que la empresa pierda años o décadas de información en cuestión de horas.

Las copias de seguridad en papel de los documentos pueden ser costosas de producir y almacenar. Las soluciones en la nube se pueden emplear para proteger los documentos comerciales, evitando que los desastres naturales localizados destruyan archivos críticos.

3. Operaciones comerciales optimizadas y pagos más rápidos

Los procesos en papel son lentos y están llenos de riesgos y la gestión de documentos puede ser una pérdida de tiempo. Los empleados pasan horas imprimiendo, archivando, organizando y buscando documentos en papel cada año.

Si bien puede parecer que son solo unos momentos cada día, colectivamente, puede ser una gran cantidad de tiempo que podría dedicarse a tareas más productivas y generadoras de ingresos. Se pueden crear flujos de trabajo automatizados haciendo uso de documentos digitales.

¿Qué impacto positivo supone para el medio ambiente evitar el uso del papel y optar por soluciones tecnológicas?

Muchas empresas hoy en día tienen iniciativas para volverse ecológicas y mejorar su huella de carbono. Las consideraciones ambientales son cada vez más importantes para los clientes que investigan a los vendedores y proveedores. Esto debido a que dejar de usar papel es una clara indicación de que te tomas en serio el compromiso de volverse ecológico.

Reducir nuestra dependencia del papel ahorra valiosos recursos naturales. No solo árboles, también reduce las emisiones de gases de efecto invernadero, la contaminación del agua y ahorra energía.

¡Ahora conoces más sobre las soluciones digitales para Pymes, sus ventajas y la necesidad de eliminar el papel y optar por el uso de tecnologías! Esperamos que este artículo te haya sido útil y tengas la oportunidad de impulsar tu empresa hacia una futura transformación digital.

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Autor: Henry Silva

Hola! Soy Henry Silva, webmaster de ilmaistro.com, emprendedor y empresario. Me gusta escribir sobre tecnología, me encantan las redes sociales y tengo mi propia empresa de servicios de posicionamiento web: Capybara SEO. Si deseas, puedes contactarme o saber más de mi.

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